Die Arbeitsproduktivität erhöhen - Mit OCTOARCHIVE

Mit OCTOARCHIVE steht dem Anwender ein professionelles Archivsystem für Lotus Notes zur Verfügung, welches die Verwaltung und Archivierung von Datenmengen bis in den TeraByte-Bereich ermöglicht. Die Applikation besteht aus mehreren Komponenten, deren Basis die Lotus Notes/Domino-Applikation bildet. Sie stellt die entsprechenden Funktionalitäten am Client zur Verfügung und sorgt für die Verbindung zu einem Archivserver und dessen SQL-Datenbank. Dadurch kann jede beliebige Notes-Datenbank um Archivfunktionalitäten erweitert werden. Daneben stehen durch die Notes-Integration auch andere Funktionalitäten zur Verfügung. So ist es mit OCTOARCHIVE beispielsweise möglich, standort- und plattformübergreifend zu archivieren und zu reproduzieren. Das Ergebnis der Anfrage wird in Form einer Trefferliste an den Benutzer gesendet und die ausgewählten Dokumente in der Lotus Notes Datenbank reproduziert. Ebenfalls können bereits vorhandene Datenbestände aus beliebigen SQL-Datenbanken oder Lotus Notes-Datenbanken übernommen bzw. integriert werden.

Die technischen Details

Die Archivierung der Daten erfolgt nicht auf dem Domino-Server sondern die Daten werden auf explizite Archivserver abgelegt und verwaltet. Für den Index ist dabei eine SQL-Datenbank verantwortlich. Die Verschlagwortung der Dokumente wird in einem Index verwaltet, der von der SQL-Datenbank verwaltet wird. Über die Indexverwaltung findet eine Verknüpfung mit dem Archivserver statt. Dieser Archivserver verwaltet die Dokumente auf den angeschlossenen Diskarrays oder Jukeboxen. Alle zu archivierenden Dokumente aus den Notes-Datenbanken werden über ein Gateway und der Archive-Engine an den Archivserver und die Verschlagwortung an die SQL-Datenbank übergeben. Überlastete Notes-Daten-banken erlangen durch diese Funktionalitäten eine wesentliche Steigerung der Performance, da die archivierten Dokumente aus der Datenbank gelöscht werden können und so keinen zusätzlichen Speicherplatz beanspruchen. Daneben können administrative Arbeiten z.B. in der Nacht durchgeführt werden, damit die volle Funktionalität des Gateways am Tag der Recherche in den Archiven zur Verfügung steht. Die Freigabe der zu archivierenden Dokumente kann auf verschieden Arten erfolgen. Die einfachste Möglichkeit ist die Freigabe durch den Benutzer selbst. Daneben besteht die Möglichkeit Dokumente nach Ablauf eines bestimmten Datums, nach Abschluß eines Wokflowprozesses oder nach anderen beliebigen Kriterien automatisch in das Archiv zu stellen.

Nahtloser Übergang

Für den Anwender bedeutet die Integration von OCTOARCHIVE keinerlei Änderungen an seinem täglichen Arbeitsablauf, denn die Verwaltung sämtlicher Dokumente erfolgt über die gewohnte Notes-Datenbank bzw. -Anwendung. Eine Kennzeichnung in den verschiedenen Ansichten weißt dabei auf die archivierten Dokumente hin. Werden nun aber wieder einige oder alle Dokumente zu einem Vorgang/Akte benötigt, kann der Anwender diese oder nur ein gewünschtes Dokument aus dem Archiv reproduzieren lassen. Dazu wird mit Hilfe der Suchmaske eine Anfrage an das Gateway gestellt. Als Ergebnis erhält der Benutzer eine Trefferliste für das jeweilige Dokument zurück. Erst wenn er seine benötigten Dokumente in der Trefferliste ausgewählt hat, werden diese in der Datenbank wieder hergestellt. Aufgrund der Performance von OCTOARCHIVE kann der Anwender dabei nicht unterscheiden, ob das Dokument aus dem Archiv oder direkt aus der Datenbank stammt.

Informationen zur IntraWare AG:

Die IntraWare AG wurde 1994 unter dem Namen ANALYSiS GmbH in Fulda gegründet. Im gleichen Jahr erfolgte die Markteinführung der OCTOPUS-Produktfamilie. Die einzelnen Applikationen basieren auf Lotus Notes und bieten Lösungen für die folgenden Bereiche: