Basis für die Aufwandsschätzung sind die Arbeitspakete aus dem Projektstrukturplan (siehe Projektstrukturierung). Jedes Arbeitspaket wird für sich alleine betrachtet. Folgende Vorgehensweise empfiehlt sich:  

   
• Abschätzen der Arbeitsmenge (= Aufwand bzw. Arbeit, angegeben z.B. in Personentagen [Pt]oder -stunden [Ph]), die voraussichtlich notwendig sein wird, um das Ziel/Ergebnis des Arbeitspakets zu erreichen. Falls möglich, kann der hier geschätzte Aufwand bereits nach einzelnen Ressourcen aufgeteilt sein (also z.B. Maurer und Hilfsarbeiter).

Da jede Schätzung einzig und allein auf Erfahrungen basiert, ist es zur Verbesserung der Aufwandsschätzung notwendig, Erfahrungssicherung zu betreiben. Die Methoden zur Unterstützung der Aufwandsschätzung zielen allesamt darauf, die Erfahrungssicherung zu systematisieren und möglichst transparent zu machen.   

Beim Abschätzen des Aufwands für ein Arbeitspaket sollte unbedingt der zuständige Mitarbeiter mit eingebunden sein - der Projektleiter alleine wird dies in der Regel nicht leisten können.  

Der Aufwand hängt vom Arbeitsinhalt eines APs ab!  
 

• Abschätzen der maximalen Intensität, mit der eine Ressource diesen Aufwand erbringen kann (=Personal- bzw. Ressourceneinsatz, angegeben entweder in [%] oder z.B. [Ph/T]). Hier gibt es eine "natürliche" Obergrenze. Beispielsweise können nicht 4 Arbeiter gleichzeitig ein 1 x 1 Meter großes Loch graben oder 2 Programmierer an ein und demselben Modul arbeiten.

Urlaube, Schulungen oder sonstige geplante Abwesenheiten von Ressourcen werden in diesem Planungsstadium noch nicht berücksichtigt, dies erfolgt im Rahmen der Planoptimierung (siehe Kapitel Planoptimierung).

• Aus den beiden Größen Aufwand und (maximalem) Personaleinsatz läßt sich ableiten, welcher Zeitbedarf (=Dauer, angegeben in Tagen [t], Wochen [w] oder Stunden [h]) für die Durchführung eines Arbeitspaketes notwendig ist. Als einfachste Rechenformel wird hierfür angewendet:

Dauer = Aufwand / Personaleinsatz

Hat man im ersten Schritt die Aufwände bereits für die einzelnen Ressourcen getrennt geschätzt, ergibt sich je Ressource eine individuelle Bearbeitungsdauer. Die längste Bearbeitungsdauer ist identisch mit der Gesamtdauer des Arbeitspakets.  
 

• Diese drei Schritte werden für jedes Arbeitspaket durchgeführt.

Erfahrungsgemäß fallen Aufwandsschätzungen zu neuen Themen oder von Mitarbeitern, die nur selten bewußt Aufwände schätzen, eher zu niedrig denn zu hoch aus.  

Viele Mitarbeiter trennen Aufwand und Dauer nicht scharf. Der Aufwand hängt jedoch vom zu erbringenden Arbeitsinhalt ab, die Dauer kann dagegen durch mehr oder weniger intensives Arbeiten an einem AP beeinflußt werden.  

Eine bewußte und systematische Erfahrungssicherung, Grundvoraussetzung für eine fundierte Aufwandsschätzung, wird häufig aus Zeitmangel oder anderen Gründen nicht gemacht.  

Viele Angaben zum voraussichtlichen Aufwand werden unter dem Druck knapper Ressourcen und enger Terminpläne gemacht - und sind deswegen von vornherein unrealistisch.  

Die zuständigen Mitarbeiter werden nicht oder nur ungenügend bei der Aufwandsschätzung eingebunden. Dabei ist dies schon allein aus Motivationsgründen unerläßlich, vom Fachwissen ganz zu schweigen.  

Auch Projektmanagement verursacht Aufwand! Dieser wird jedoch häufig nicht in die Planung mit einbezogen. Analog verhält es sich mit Aufwänden für Qualitätssicherung.  
 

Welche Verfahren unterstützen mich bei der Aufwandsschätzung?  

Zur Unterstützung der Aufwandsschätzung in verschiedenen Phasen der Projektplanung gibt es verschiedene Methoden (z.B. function point, COCOMO, Erfahrungsdatenbanken), bei denen ein gewisses Maß an Erfahrung bei ähnlichen Projekten als "Input" zur Verfügung gestellt werden muß, damit als "Output" eine Aussage über den voraussichtlichen Aufwand eines Projektes getroffen werden kann. Außerdem sind in der Regel bereits relativ detaillierte Informationen über das Projekt notwendig, damit diese Methoden angewendet werden können.  

Aus diesem Grund hat sich in der Praxis hauptsächlich die Expertenbefragung durchgesetzt. Dabei werden im wesentlichen ein oder auch mehrere Experten über den ihrer Meinung nach zu erwartenden Aufwand für das Projekt oder Arbeitspaket befragt.

Anmerkung (V. Jungbluth)

Zu einigen PM-Systemen existieren Module, welche die Aufwandsabschätzung (Function Point, COMO usw.) unterstützen, zum Beispiel der Project Bridge Modeller von ABT (vgl. www.Managementsoftware.de in der Rubrik  Projektmanagement!)