|
PPMS®OfficeLink für Projektdokumentation und -kommunikation
Die PLANTA Projektmanagement-Systeme GmbH erweitert ihr Projektmanagement-System PPMS® um PPMS®OfficeLink. In Verbindung mit PPMS® soll PPMS®OfficeLink Unternehmen in die Lage versetzen, Dokumente projektorientiert zu verwalten und Projektinformationen unter Nutzung moderner Office-Lösungen effizient auszutauschen.
Mit der Erweiterung des Projektmanagement-Systems PPMS® um PPMS®OfficeLink will PLANTA seine Kunden bei der kontinuierlichen Prozessverbesserung im Projektmanagement unterstützen. Die neue Komponente wird für das Dokumentenmanagement in PPMS® und für die Integration mit Microsoft Outlook eingesetzt.
Dokumente, wie Projektdokumente, Mitteilungen und individuelle Customizing-Handbücher, können mit PPMS®OfficeLink verwaltet, verteilt und angezeigt werden. Allen Projektmitarbeitern stehen damit zentral sämtliche für ihre Projektarbeit erforderlichen Dokumente elektronisch über PPMS® zur Verfügung, ohne zeitliche Beschränkung und direkt vom jeweiligen Arbeitsplatz aus. Dokumente werden nur einmal abgelegt, es entfällt die zeit- und kostenintensive Suche und die Informationsverteilung erfolgt schnell und effizient.
"Die Marktlage sowie die Resonanz seitens unserer Kunden, die PPMS®OfficeLink im Juni 1999 auf dem PPMS®-Anwenderforum kennenlernten, bestätigt, dass für erfolgreiches Projektmanagement die zielgerichtete Verarbeitung von Projektinformationen zunehmend an Bedeutung gewinnt," erläutert Günter Matthes, Geschäftsführer von PLANTA. "Mit PPMS®OfficeLink bieten wir eine Lösung an, die es unseren Kunden ermöglicht, die Dokumentenverwaltung in ihrer Projektarbeit zu optimieren, die Durchlaufzeiten und damit die Projektbearbeitungszeiten zu reduzieren und die Transparenz im Projekt zu erhöhen."
PPMS®OfficeLink ist eine Schlüsselkomponente des neuen Release 3.2.1 von PPMS® und wird gegenwärtig an erste Kunden ausgeliefert.
Projekt-Dokumentenmanagement
Die meisten Projektdokumente liegen heute schon in digitaler Form vor. Oft ist aber die Verwaltung und Verteilung der Unterlagen und das Suchen ganz bestimmter Informationen zeit- und kostenintensiv. Mit PPMS®OfficeLink können projektbegleitende Dokumente, vom Projektauftrag über Zeichnungen bis zum Abschlussbericht, mit dem jeweiligen Projekt in PPMS® verknüpft werden.
Beim Anlegen eines Projektes in PPMS® wird automatisch eine elektronische Projektakte angelegt, ein Projektverzeichnis zur Verwaltung aller projektspezifischen Dokumente. Wird das Projektverzeichnis auf einem Webserver angelegt, ist auch die Veröffentlichung der Projektdokumente auf einer projektspezifischen Homepage im Intranet/Internet möglich.
Der Zugriff auf die Projektdokumente erfolgt per Hyperlink. Hyperlinks für Projektdokumente können zu jedem PPMS®-Objekt, wie Projekt, Vorgang und Adresse erstellt werden. Die Projektdokumente lassen sich von PPMS® aus aufrufen und in der jeweiligen Applikation bearbeiten.
PPMS®OfficeLink bietet die Möglichkeit, den Einsatz von Dokumentvorlagen für die Verwendung einheitlicher Projektdokumente zu unterstützen: Es kann festgelegt werden, welches Dokument beim Anlegen eines Projektes automatisch mit angelegt werden soll, z.B. eine Projekt-Checkliste, und aus welcher Vorlage beim Anlegen eines Hyperlinks ein neues Dokument erstellt werden soll.
Dokumente können direkt in PPMS® angelegt oder aus Microsoft Explorer und Microsoft Exchange z.B. zu einem Vorgang eines Projektes verschoben oder kopiert werden, unabhängig davon, ob es sich hierbei um Word-, Excel-, Textdokumente, um Grafiken, um Faxe oder um Mails handelt.
Alle PPMS®-Auswertungen und per Hyperlink verknüpfte Dokumente stehen für eine weitere Nutzung außerhalb von PPMS® zur Verfügung. Flexibel auszuwählende Projektinformationen können an andere Applikationen, wie Microsoft Excel, weitergeleitet oder per E-Mail an einzelne Empfänger oder Verteilerlisten versendet werden. Es werden alle gängigen E-Mail-Systeme mit MAPI-Schnittstelle unterstützt.
Neben der Verwaltung von Projektdokumenten ermöglicht PPMS®OfficeLink die Einbindung von individuellen PPMS®-Handbüchern, in denen vom Kunden selbst oder von PLANTA vorgenommene Anpassungen dokumentiert sind. Damit ist sichergestellt, dass allen Projektmitarbeitern auch die Dokumentation der individuellen Customizings zentral zur Verfügung steht.
Integration Microsoft Outlook
PPMS®OfficeLink ermöglicht die Integration von PPMS® mit Microsoft Outlook. Neben der Übernahme von Adressen können auch Termine, wie Urlaub, Abwesenheit und ausgewählte Vorgänge und Meilensteine nach Microsoft Outlook exportiert werden. Auch Mitarbeiter ohne PPMS® verfügen somit über wichtige Adressdaten und Termininformationen aus PPMS®.
Anbieterdaten:
PLANTA Projektmanagement-Systeme GmbH |