Wie effizient arbeiten Führungskräfte?

Time/system untersucht Organisationsprofile im Management

Die überwiegenden Mehrheit der Führungskräfte fühlt sich bei der Arbeit durch externe Störfaktoren behindert. So das Ergebnis einer 1999 vom forsa-Institut durchgeführten Effizienzstudie unter 500 repräsentativ ausgewählten Managern der deutschen Wirtschaft. Vor allem die unzuverlässige Arbeitsweise der Mitarbeiter wird als wesentliche Quelle für Streß und Zeitverschwendung genannt. Doch der Blick auf die Arbeitsmethodik vieler Manager zeigt: Mit einem konsequenten Selbstmanagement könnten auch sie ihre persönliche Effizienz noch deutlich steigern.

Optimierungsbedarf bei der Planung

Wer ständig alles auf einmal bewältigen will, verzettelt sich. Das Festlegen von Prioritäten ist deshalb oberstes Gebot für ein effektives Selbstmanagement. Doch nur rund die Hälfte aller Manager (58 Prozent) folgt dieser goldenen Regel. Auch die Neigung schwierige oder unangenehme Aufgaben vor sich herzuschieben, ist ein unter Managern (38 Prozent) häufig anzutreffendes Laster. Junge Führungskräfte (bis 40) gehen bei ihrer Selbstorganisation ein besonders hohes Risiko ein: Denn 31 Prozent verlassen sich bei der Ziel- und Aufgabenplanung ganz und gar auf ihr Gedächtnis. Die schlechte Angewohnheit, Aufgaben nicht schriftlich zu fixieren ist übrigens auch unter weiblichen Führungskräften (34 Prozent) sehr verbreitet. Mangelnde Konsequenz zeigen Manager überraschenderweise auch bei der Zielkontrolle. Nur ein gutes Drittel (34 Prozent) überprüft wöchentlich, ob die gesetzten Ziele tatsächlich erreicht wurden. Die Mehrheit der Führungskräfte kümmert sich dagegen nur sporadisch um die Zielkontrolle.

Kleine Sünden mit großer Wirkung

Inkonsequenzen beim Selbstmanagement rächen sich bitter: So haben 57 Prozent aller Manager am Ende eines Arbeitstages das Gefühl, längst noch nicht alle Aufgaben bewältigt zu haben. 28 Prozent der Führungskräfte nehmen sich deshalb regelmäßig am Abend oder am Wochenende Arbeit mit nach Hause. Für weitere 30 Prozent stehen Überstunden im Büro praktisch auf der Tagesordnung. Doch wenn es darum geht, die wesentlichen Störfaktoren zu analysieren, haben viele Manager nicht die eigenen Schwachpunkte, sondern die unzuverlässige Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter im Visier. Viele Arbeitsprozesse könnten effizienter gestaltet werden, so sind sich 61 Prozent der Manager sicher, wenn die Mitarbeiter sie nur exakter planen würden. Häufige Folgen der mangelhaften Planungsfertigkeiten: Unproduktive, weil schlecht vorbereitete Meetings (58 Prozent) und lästige Störungen durch Mitarbeiter, die unangemeldet ins Büro platzen, um Detailfragen zu erörtern (76 Prozent).

Auf das richtige System kommt es an

Daß ein leistungsfähiges Planungs-System die persönliche Effizienz und die der Mitarbeiter steigert, steht für die Mehrheit der Manager außer Zweifel. Offen bleibt die Frage, welches System dabei den optimalen Nutzen bietet. Denn die forsa-Befragung hat auch gezeigt, daß sich die individuellen Organisationsprofile deutlich unterscheiden: Termine, Kontakte und Aufgaben halten die meisten Manager (75 Prozent) lieber auf Papier als am PC fest. Für jede zweite Führungskraft (52 Prozent) ist es deshalb überaus wichtig, das Planungs-System stets bei sich zu haben. Doch auch die computergestützte Planung steht hoch im Kurs: Speziell für das Termin- und Projektmanagement im Team wünschen sich immer mehr Führungskräfte den Zugriff auf eine Software-Lösung. Wesentliche Voraussetzung: Sie muß einfach im Handling sein. Denn 30 Prozent aller Manager halten auch ihren Computer für einen nicht unerheblichen Störfaktor, der häufig mehr Probleme macht, als er bewältigt.

Die hier dokumentierten Ergebnisse beruhen auf einer Untersuchung, die forsa, die Gesellschaft für Sozialforschung und statistische Analysen mbH, Berlin und Dortmund, im Auftrag der Time/system Management Organisation GmbH & Co,, Hamburg, im März 1999 durchgeführt hat. Befragt wurden bundesweit insgesamt 500 Führungskräfte aus mittelständischen Unternehmen (DM 2-20 Mio. Jahresumstatz und/oder 20-150 Beschäftigten) und der Industrie/Großindustrie (ab 20 Mio. Jahresumstz und/oder ab 150 Beschäfigten), die jeweils repräsentativ ausgewählt wurden. Die Befragten gehören dem Vorstand bzw. der Geschäftsführung/Top Management (48 %) sowie men mittleren Management (52%) an. Die Befragung erfolgte mit Hilfe computergestützter Telefoninterviews.

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