Workflow-Systeme steigern die Effizienz im Projektmanagement

Time/system befragte Führungskräfte aus der deutschen Wirtschaft

Unter dem Schlagwort "Workflow-Systeme" werden derzeit die Perspektiven prozeßunterstützender Software-Lösungen im Management diskutiert. Welche Störfaktoren Führungskräfte speziell beim Projektmanagement sehen und welche Unterstützung sie sich daher von Workflow-Systemen erhoffen, war Thema einer repräsentativen Befragung, die das forsa-Institut im Auftrag von Time/system im April 1998 durchgeführt hat.

Projektmanagement als Problemlöser

Projektteams gelten den deutschen Managern (80 Prozent) als Problemlöser Nummer eins, wenn es um die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit geht. Doch ebenso viele Führungskräfte sehen auch einen erheblichen Optimierungsbedarf bei der praktischen Projektarbeit. Einen hohen Stellenwert nimmt dabei die Etablierung zuverlässiger Feedback-Systeme ein (74 Prozent). Denn oft, so die Erfahrung vieler Manager, arbeiten Projektteams viel zu lange vor sich hin, ohne sich regelmäßig mit Vorgesetzten oder den entsprechenden Fachabteilungen abzustimmen. Vielfach werden Meetingtermine nur sporadisch einberufen. Und selbst dann werden häufig nur Meinungen ausgetauscht, weil den Teilnehmern der detaillierte Überblick über den aktuellen Projektstatus fehlt. Abhilfe von einem unkontrollierbaren Projekteigenleben verspricht sich rund die Hälfte der Manager vom Einsatz einer netzwerkfähigen Team-Software.

Störfaktoren im Projektmanagement

Häufigster Störfaktor bei der Realisierung von Projektzielen, so die Ergebnisse der forsa-Studie, ist eine unrealistische Zeitschiene. Hinzu kommen Probleme bei der Koordination der temporär eingesetzten, externer Partner (55 Prozent). Auch die oft mangelhafte Ressourcenplanung verhindert nach Ansicht von 46 Prozent der Führungskräfte die Realisierung von Projektzielen.

Mit Workflow-Systemen die Effizienz steigern

Vom Einsatz einer prozeßunterstützenden Software-Lösung versprechen sich die Manager deshalb vor allem eine Vereinfachung der Aufgaben und Terminplanung. "Besonders gefragt sind dabei Programme die dem Anwender jederzeit einen Überblick über die einzelnen Projektziele sowie den aktuellen Projektstatus verschaf-fen," weiß Frank Schaper, Leiter Training&Beratung bei Time/system zu berichten. Die Hamburger Management-Organisations Experten, die mit dem TaskTimer eine leistungsstarke Team-Software anbieten, haben ihr Programm speziell auf die Anforderungen im Projektmanagement getrimmt: Der TaskTimer zeigt an, ob "Meilensteine" pünktlich erreicht wurden und warnt den Benutzer, wenn Projekte aus dem anvisierten Zeit-, Kosten und Qualitätsrahmen zu laufen drohen. Bei Bedarf kann sich der Projektverantwortliche dann beispielsweise die detaillierte Aktivitätenübersicht (Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten) der Projektgruppe und ihre individuelle Arbeitsauslastung anzeigen lassen, blitzschnell reagieren und Status-Reports anfordern. Funktionen auf die Projektmanager, so ein weiteres Ergebnis der forsa-Studie, dringend angewiesen sind: Über die Hälfte der Befragten beklagen durch Informationsdefizite implizierte Verzögerungen bei der Projektrealisation. 28 Prozent fühlen sich durch die mangelnde Übersicht über den Verlauf der Projekte in ihrer Arbeit behindert. Dabei stehen die Manager gerade im Hinblick auf ihre eigenen Karrierechancen (80 Prozent) immer mehr unter Druck. Denn im Umfeld teamgestützter Netzwerkorganisationen orientieren sich Karriereziele nicht mehr an Hierarchien, sondern an den Herausforderungen der jeweiligen Projekte und deren Erfolg.

Auch Verhaltenstraining ist gefragt

Auf die Technik allein will sich ein Großteil der befragten Führungskräfte allerdings nicht verlassen. Auch Metho-den zur Verbesserung der Teamarbeit (82 Prozent) und zur Konflikt- und Streßvermeidung stehen bei den Managern (45 Prozent) hoch im Kurs. Denn in einem Punkt sind sich die Führungskräfte einig: Projektmanagement wird in Zukunft stärker denn je Abläufe in Unternehmen bestimmen. Nur Firmen, denen es gelingt, Verantwor-tung und Kompetenz an Projektteams zu delegieren und aus Linienmanagern verantwortungsvolle Projekt-Coaches zu machen, werden zukünftig ihre Position am Markt behaupten.

Time/system stellt die vollständigen Ergebnisse der for-sa-Studie sowie methodische Lösungen im Rahmen einer Veranstaltungsreihe zum Thema "Projektmanagement" vom 22. Juni bis zum 2. Juli in acht Großstädten vor. Nähere Informationen erhalten Sie bei Time/system unter der Rufnummer 040 / 553 98 507 oder per Fax 040 / 553 98 303.

Weitere Rückfragen beantwortet Ihnen:

Thorsten Vespermann Öffentlichkeitsarbeit
Time/system Management Organisation GmbH & Co.
Kellerbleek 3 22529 Hamburg
Telefon 040/553 98 709
Telefax 040/553 98 305
E-MAIL: vespermann@timesystem.de

Die Originaldaten der Untersuchung können jederzeit angefordert werden. Die hier dokumentierten Ergebnisse beruhen auf einer Untersuchung, welche die forsa-Gesellschaft für Sozialforschung und statistische Analysen, Dortmund und Berlin, im Auftrag der Time/system, Management Organisation GmbH& Co., Hamburg, im April 1998 durchgeführt hat. Befragt wurden bundesweit insgesamt 501 repräsentativ ausgewählte Führungskräfte von Großunternehmen(ab DM 20 Mio. Jahresumsatz). Die Befragung erfolgte mit Hilfe computergestützter Telefoninterviews.